Din guide till Microsoft 365 Copilot: Nyttja dess fulla potential

Vad är Copilot för Microsoft 365?

I takt med att artificiell intelligens (AI) fortsätter att ta allt större plats i våra arbetsflöden har Microsoft 365 Copilot etablerat sig som en av de mest inflytelserika innovationerna inom modern kontorsproduktivitet. Baserat på det webinar som NetNordics Henrik Lundberg – teknisk projektledare och expert på förändringsledning – anordnade, sammanfattar den här artikeln innehållet i webbinariet och ger en övergripande bild av vad det innebär att bemästra Copilot i Microsoft 365. Om du hellre vill lyssna rekommenderar vi att du kollar in inspelningen av webbinariet.

Tanken med Copilot är att det ska vara mer än en smart assistent. Det bör vara en integrerad del av det moderna arbetsflödet, vilket går hand i hand med att lösningen byggts av Microsoft och kan integreras i applikationer som Teams, Word, Excel, Outlook och PowerPoint. Med kraften i en large language model (LLM) som kombineras med organisationsspecifik data från Microsoft Graph, så som kalenderposter, dokument, möten och chattar, så kan Copilot leverera intelligenta, kontextuella och användardrivna resultat precis där och då arbetet sker.

Copilot utmärker sig genom att ha tillgång till företagets Microsoft-data. Till skillnad från andra AI-tjänster, exempelvis ChatGPT, stannar alla data i organisationens egna Microsoft-tenant. Det innebär att känslig information inte kommer att delas externt när Copilot används för att bearbeta texter eller analysera dokument, vilket minskar risken för dataläckage. Copilot har inte tillgång till information som användaren själv inte har åtkomst till, vilket är avgörande för informationssäkerheten. Detta kräver dock en metod för kontinuerlig genomgång för informationsstrukturering, åtkomstbehörigheter samt dokumentpolicyer.

Bakom varje Copilot-begäran ligger en komplex och säker arkitektur. Det innebär en process där användarens fråga bearbetas, kopplas till Microsoft Graph, granskas av GPT-4-språkmodellen via Azure OpenAI, kontrolleras enligt Microsofts principer för ansvarsfull AI och sedan skickas tillbaka som ett svar i applikationen där förfrågan gjordes. Inga av dessa data används för att träna externa modeller, för att säkerställa hög dataintegritet.

Copilot-integrationer och use cases

Copilot kan integreras med olika delar av Microsoft 365. I Teams kan Copilot hjälpa till att sammanfatta möten, lista beslut, identifiera åtgärder och till och med skapa dokumentation från konversationer – vilket är särskilt kraftfullt vid intervjuer eller för att ta fram teknisk dokumentation. I Word och PowerPoint kan Copilot användas för att skapa, sammanfatta och omarbeta dokument och presentationer, numera även med funktionen att använda företagsmallar. I Excel har funktionaliteten förbättrats avsevärt med Copilot, som nu effektivt analyserar, strukturerar och visualiserar textbaserad data – något som tidigare var en utmaning för ovana Excel-användare.

Visual Creator

Copilot stöder också skapandet av videoinnehåll genom Visual Creator, där användare kan skapa enkla informationsvideor direkt från prompter och öppna dem för redigering i Microsoft Clipchamp. Funktionen visar hur långt Copilot har kommit – från enkel textbearbetning till multimodalt innehållsskapande.

Copilot Studio

Ett viktigt verktyg för att skräddarsy Copilot är Copilot Studio, där organisationer kan skapa sina egna AI-agenter utifrån intern dokumentation och specifika regelverk. Exempel på detta är agenter för skattedokumentation, ISO 27001-standarder eller personalhandboken. Agenterna kan ge direktåtkomst till rätt information utan att användarna behöver leta igenom oändliga dokument eller intranätsidor. Detta är särskilt värdefullt eftersom Copilot-agenter också kan göras tillgängliga för användare utan en betald Copilot-licens, via Teams.

Säkerhetsöverväganden

Informationssäkerhet är ett centralt tema för Microsoft och Copilot. NetNordic rekommenderar att organisationer ser över dataåtkomst, behörigheter och informationsklassificering före en bred utrullning. Verktyg som Microsoft Purview och SharePoint Advanced Management används för att analysera dataflöden, identifiera informationsöverföringar och säkerställa att rätt användare har tillgång till rätt data och inget annat.

Att implementera Copilot utan dessa förberedelser kan få allvarliga konsekvenser om fel användare får tillgång till känslig information. Därför är det viktigt att ha ett genomtänkt tillvägagångssätt, policyer och processer på plats innan utrullningen.

Dessutom kräver utrullningen av Copilot tydlig sponsring från ledningen. Copilot måste planeras för att kunna integreras i organisationskulturen, där regelbundna utbildnings- och utbytessessioner är viktiga delar som gör utrullningen mer sannolik att lyckas. Copilot kan inte bara implementeras och sedan lämnas därhän – det kräver ett kontinuerligt arbete där användare och teknik utvecklas tillsammans.

Slutliga tankar

Tekniken är bara en del av ekvationen. För att en Copilot-implementering ska lyckas krävs förändringsledning. Organisationen måste se till att dess användare är redo – tekniskt, kulturellt och kompetensmässigt. NetNordic föreslår att ni börjar med en Copilot Readiness Workshop där vi analyserar din organisations datastruktur, åtkomst, informationsklassificering, användarbeteenden och utbildningsbehov. Workshopen skapar en grund för att implementera Copilot på ett säkert, effektivt och strategiskt sätt.

Slutligen, varför ska du använda Microsoft Copilot? Det är inte längre en fråga om, utan snarare en fråga om hur man gör det. Copilot möjliggör ett mer effektivt och kreativt arbetssätt som är mindre kognitivt krävande. Det frigör tid, ger bättre beslutsunderlag och gör det möjligt för organisationer att hänga med i den globala konkurrensen. Det faktum att Norden ligger efter i rankningen av AI-användning bör tas på allvar, och Copilot kan vara ett verktyg för att vända den trenden.

De som vill komma igång rekommenderas att börja i liten skala, till exempel med gratisversionen som finns tillgänglig via Microsoft 365 Copilot-chatten, och därifrån utforska mer avancerade möjligheter. Med rätt strategi, stöd och förberedelser kan Microsoft 365 Copilot bli ett av de mest kraftfulla verktygen i din digitala verktygslåda.

Behöver du en utvärdering av er Copilot Readiness?

Vill du komma igång med Copilot eller överblicka hur redo din organisation är för Copilot? Kontakta oss idag, så bokar vi in en workshop!